شرح TrustStation: مميزاته وإزاي تستخدمه مع شركة شحن مربوطة أو من غيرها

متجر الدفع عند الاستلام بيشتغل على أربع شاشات على الأقل: لوحة المتجر، والواتساب، ولوحة شركة الشحن، وشيت الحسابات. كل طلب بيعدّي على الأربعة، وكل نقلة بينهم فرصة إن طلب يقع أو رقم يتكتب غلط. TrustStation (تراست ستيشن) معمول عشان الطلب يعيش في مكان واحد من أول ما يوصل لحد ما فلوسه تتحسب.

المقال ده شرح عملي: إيه اللي النظام بيعمله، وإزاي تستخدمه في الحالتين اللي بيقابلهم كل متجر في مصر، لو رابط شركة شحن، ولو بتشحن مع شركة مش مربوطة أو مع مندوبك.

TrustStation بيعمل إيه

الطلبات في صندوق واحد

طلبات Shopify وWooCommerce وEasyOrders وQumra بتوصل لوحدها بعد ما تربط متجرك من صفحة «التكاملات». طلبات واتساب وإنستجرام والتليفون بتكتبها بإيدك في نفس الصندوق، لأنها مش تكاملات. كل طلب ليه مصدر وحالة، والحالات هي نفسها للكل: جديد، مؤكد، جاري التجهيز، جاهز للشحن، تم الشحن، في الطريق، تم التوصيل، مرتجع.

التأكيد والمتابعة

من شاشة الطلب بتتصل بالعميل بزرار «اتصال بالعميل»، أو تبعتله رسالة واتساب جاهزة بزرار «مراسلة العميل على واتساب» بقالب بتكتبه مرة واحدة في الإعدادات. نتيجة المكالمة ضغطة واحدة: تم التأكيد، رفض الطلب، لا يرد، رقم خاطئ. العميل اللي قال «كلّمني أول الشهر» بتعمله «ذكّرني بالاتصال»، والطلب بيظهر في صفحة «التذكيرات» في ميعاده للي هيتصل.

كل حاجة بتتسجّل في «سجل الطلب»: المكالمات، والملاحظات الداخلية للفريق، وكل تغيير حالة. و«ملاحظات التوصيل» حاجة تانية خالص: دي اللي بتتطبع على البوليصة وتروح للمندوب، زي «الدور التاني، الباب الأزرق».

ولو رقم العميل اتبلّغ عنه من متاجر تانية، بيظهر جنبه تحذير من غير ما يبان مين اللي بلّغ.

التجهيز والشحن

زرار «بدء التجهيز» هو المكان اللي بتقرر فيه الطلب هيتشحن إزاي، وده اللي الجزء الجاي كله عنه. منه الطلب بيتحجز ويتسجّل رقم شحنته، والبوليصة بتتطبع من «طباعة بوليصة»، صفحة واحدة لكل بوليصة.

التحصيل وصافي الربح

صافي الربح بيتحسب على كل طلب بنفس المعادلة اللي على الصفحة الرئيسية:

إيراد الطلبات المسلمة − تكلفة البضاعة − الشحن ورسوم التحصيل − شحن المرتجعات ذهابًا وعودة − الإعلانات والمصاريف = صافي الربح

مثال الطلب رقم ١٠٤٢: العميل دفع ٩٥٠ جنيه، شركة الشحن خصمت ٥٥ شحن و١٠ رسوم تحصيل، فالتحويلة ٨٨٥. البضاعة كلّفت ٤٥٠، فصافي ربح الطلب ٤٣٥ جنيه. التكلفة بتتثبّت على سطر الطلب وقت الطلب، فلو سعر الشراء اتغيّر بعدين الطلبات القديمة ما بتتحسبش غلط. ونسبة المرتجعات بتظهر لكل محافظة على الشحنات اللي خلصت بس، ومعاها عدد الشحنات اللي اتحسبت منه. الشرح الكامل للحسبة في إزاي تحسب صافي ربحك الحقيقي.

المنتجات والمخزون والفريق

المنتجات بمتغيّراتها وأكوادها (SKU) ومخزونها، والمشتريات اللي بتدخّل البضاعة، واستيراد وتصدير الكتالوج بملف Excel أو CSV. والفريق كل واحد بدوره وصلاحياته، فموظف التأكيد يشوف اللي محتاجه بس.

وفيه TrustAI: بتسأله سؤال عن أرقام متجرك، زي «المرتجع في محافظة كذا عالي ليه؟»، ويرد من بياناتك ومعاه الأرقام اللي اعتمد عليها. بيفتح لأول مجموعة من المتاجر الأول، وحسب الباقة.

أول خطوة في الحالتين: دخّل طلباتك

قبل الشحن خالص، اعمل حاجتين:

1. اربط متجرك من «التكاملات» لو على Shopify أو WooCommerce أو EasyOrders أو Qumra. الطلبات الجديدة بتوصل لوحدها، ومع Shopify وWooCommerce وEasyOrders فيه زرار «سحب الطلبات» بيجيب اللي فاتت.
2. دخّل منتجاتك بتكلفتها. من غير تكلفة البضاعة صافي الربح مش هيطلع. لو الكتالوج كبير، نزّل ملف المثال من «المنتجات» واملاه وارفعه.

بعد كده كل طلب جديد بيستنى التأكيد في صندوق الطلبات، وبعد التأكيد بيستنى «بدء التجهيز». هنا الطريقين بيفترقوا.

الطريق الأول: مع شركة شحن مربوطة (Bosta أو J&T)

ده الطريق اللي بيوفّر أكبر وقت، لأن شركة الشحن نفسها هي اللي بتحرّك الطلب.

١. اربط الشركة

من «التكاملات» اختار الشركة تحت «شركات الشحن»:

• Bosta: بتحط مفتاح API من حساب Bosta. بعدها في تبويب «الإعدادات» هتلاقي «رابط الـ Webhook» و«اسم مفتاح التوثيق» وقيمته، وتنسخهم في لوحة Bosta عشان تحديثات الشحنات توصل. الخطوة دي بتتعمل مرة واحدة، ومن غيرها الطلب هيفضل واقف عند «جاري التجهيز».
• J&T: بتحط بيانات الحساب الأربعة اللي في بوابة J&T، والنافذة بتسمّيهم بنفس أسمائهم الإنجليزي اللي هناك عشان تلاقيهم بسهولة.

٢. «بدء التجهيز» ← «إنشاء بوليصة شحن»

من الطلب، أو من صفحة الطلبات لمجموعة طلبات مرة واحدة، اضغط «بدء التجهيز» واختار «إنشاء بوليصة شحن» والشركة. الشحنة بتتحجز عند الشركة، ورقم الشحنة بيتسجّل على الطلب، والطلب بيبقى «جاري التجهيز». ولو بتجهّز طلب واحد، «ملاحظات التوصيل» بتتعدّل في نفس النافذة قبل الحجز، عشان توصل للشركة مع البوليصة.

لو محاولة البوليصة فشلت لطلب، بيظهر في النتيجة إنه اتخطّى ومعاه سبب الشركة، والطلب بيفضل مؤكد لحد ما تجرّب تاني. باقي الطلبات بتكمّل عادي.

٣. اطبع وسلّم

«طباعة بوليصة» بتطبع بوليصة الشركة نفسها. لما الشحنات تتغلّف، علّمها «تحديد كجاهز للشحن»، ولما المندوب يستلمها «تحديد كمُسلَّم لشركة الشحن».

٤. سيب التحديثات تشتغل

من هنا الشركة هي اللي بتحرّك الطلب: في الطريق، تم التوصيل، مرتجع. لو حاسس إن فيه تحديث اتأخر، زرار «تحديث الحالات» في صفحة الشركة بيسأل عن الشحنات اللي لسه في الطريق ويحدّث اللي اتغيّر، ومش بيرجّع أي طلب لورا.

وكل تحديث وصل من الشركة موجود في تبويب «التحديثات الواردة»، حتى اللي ما لقاش طلب يتطابق معاه، فلو طلب مش بيتحرّك هتعرف السبب منه.

٥. لو بتحجز من لوحة Bosta نفسها

بعض المتاجر بتحجز الشحنات من لوحة Bosta مباشرة. الشحنة دي رقمها مش بيوصل للنظام، فالطلب بيفضل «جديد». تبويب «مطابقة أرقام التتبع» بيقرا آخر شحنات Bosta ويطابقها بالطلبات اللي مالهاش رقم. بتعمل معاينة الأول، والنظام ما بيربطش حاجة غير لما تضغط ربط بنفسك، واللي ليه أكتر من طلب محتمل بيتعرض قدامك تحلّه بإيدك.

ولو متجرك على Shopify وبتكتب رقم البوليصة هناك، فيه سويتش في إعدادات Shopify بيجيب أرقام الشحن دي للطلبات، وهو مقفول من الأول لأنه بيحرّك الطلب لـ«جاري التجهيز».

٦. طابق التحويلة

لما الشركة تحوّل فلوس مجموعة طلبات، بتسجّلها من «المالية» ← «التحصيل والتسويات»، والنظام بيقارن المتوقع من الطلبات المسلّمة بالمستلم ويطلّع الفرق قدامك. الفرق ده هو اللي بيضيع لما محدش بيراجع. التفاصيل في تسوية مستحقات شركة الشحن.

الطريق التاني: من غير شركة مربوطة

ده طريق أي متجر شغّال مع أرامكس أو Mylerz أو شركة صغيرة، أو مع Bosta من غير ما يربطها، أو بمندوب تابع ليه. مش محتاج أي ربط، وهو المتاح دايمًا.

١. «بدء التجهيز» ← «سأتولّى الشحن بنفسي»

في نفس نافذة «بدء التجهيز» اختار «سأتولّى الشحن بنفسي»، وبعدها:

• الشركة: من القائمة، أو «مندوبنا» لو التوصيل عليك، أو «شركة أخرى» وتكتب اسمها.
• رقم الشحنة (اختياري): لو معاك رقم اكتبه، لأنه بيبقى مرجع تقدر تدوّر بيه بعدين. لو مش معاك سيبه فاضي وتضيفه بعدين من الطلب.
• تكلفة الشحن عليك (اختياري): اللي بتدفعه إنت للشركة، مش اللي بيدفعه العميل.

النافذة نفسها بتقولك بوضوح إن الشركة دي مش مربوطة ومش هتوصل منها تحديثات.

٢. حط أسعار الشركة مرة واحدة

لو سبت خانة التكلفة فاضية، النظام بيحسبها من أسعار الشركة في إعدادات الشحن. ولو الشركة مالهاش أسعار هناك، التكلفة بتتحسب صفر، وصافي الربح هيطلع أعلى من الحقيقة. فادخل الإعدادات مرة واحدة وحط أسعار كل شركة بتشتغل معاها.

٣. اطبع البوليصة

«طباعة بوليصة» بتطبع بوليصة TrustStation نفسها لأي طلب، فيها العنوان ومبلغ التحصيل والمحتوى وملاحظات التوصيل. ده مفيد مع مندوبك اللي مالوش نظام بوالص.

٤. حرّك الحالة بإيدك

دي النقطة الوحيدة اللي بتفرق فعلًا. ما فيش حد هيبلّغ النظام إن الطلب وصل، فإنت اللي بتعمله من شاشة الطلب: «تحديد كجاهز للشحن»، بعدين «تحديد كمُسلَّم لشركة الشحن»، بعدين «تحديد كتم التوصيل». ولو الشحنة رجعت، «تسجيل مرتجع».

الطلب ما بيدخلش صافي الربح كإيراد غير لما يبقى «تم التوصيل»، فالطلب اللي وصل وما اتعلّمش هيفضل ناقص من أرقامك. اعمل لها ميعاد ثابت في اليوم: اطلب من المندوب أو الشركة كشف التسليمات، وعلّم الطلبات منه. فلتر «طريقة التوصيل» ← «شركة خارجية» في صفحة الطلبات بيجيب لك الطلبات دي بس.

٥. حاسب على الفلوس بنفسك

المندوب أو الشركة اللي مش مربوطة مش هيبعتوا للنظام أي حاجة عن الفلوس اللي حصّلوها. خلّي ليك ميعاد ثابت تحاسب فيه، وقارن اللي استلمته بمبالغ تحصيل الطلبات اللي علّمتها «تم التوصيل» في نفس الفترة.

الفرق بين الطريقين في جدول

ينفع تجمع بين الاتنين

أيوه، وده الطبيعي. طريقة الشحن بتتختار لكل طلب، فممكن طلبات القاهرة والجيزة تروح مع مندوبك وباقي المحافظات مع Bosta. ولو حاجة اتغيّرت وقررت تربط شركة كنت شغّال معاها يدوي، الطلبات الجديدة بتاخد الطريق الأول من ساعتها.

قاعدة واحدة بس: لو الشركة مربوطة فعلًا، النظام مش هيقبل تسجّل شحنة يدوي معاها. السبب إن تحديثاتها هتوصل ومش هتلاقي الطلب، فبيوجّهك للطريق الأول.

إزاي تختار الشركة اللي تربطها من الأساس؟ قارن الشركات بالأرقام على شحناتك، مش بالسعر المعلن، والطريقة في إزاي تقارن شركات الشحن بالأرقام.

الباقات وإزاي تبدأ

الاشتراك ثابت، ومفيش نسبة من مبيعاتك. باقة ستارتر مجانية لحد ٣٠٠ طلب في الشهر ومستخدمين اتنين، والباقات الأكبر للطلبات غير المحدودة والفرق الأكبر وتعدّد المتاجر والمخازن، والأسعار الحالية في قسم الأسعار على الصفحة الرئيسية. تقدر تلغي في أي وقت، وتصدّر بياناتك كلها.

التسجيل بالدعوة: من زرار «احجز مكانك» على الصفحة الرئيسية بتسيب رقم الواتساب، والفريق بيرد عليك خلال ٢٤ لـ٤٨ ساعة.

الخلاصة

TrustStation بيمشّي الطلب في نفس المسار مهما كان جاي منين: صندوق واحد، تأكيد بضغطة، «بدء التجهيز»، شحن، تحصيل، وصافي ربح على كل طلب. الفرق الوحيد بين شركة مربوطة وشركة مش مربوطة هو مين اللي بيحرّك الحالة بعد الشحن. مع Bosta أو J&T الشركة بتحرّكها، ومع أي شركة تانية أو مندوبك إنت اللي بتحرّكها. ابدأ بالطريق اللي يناسب شغلك النهارده، واربط الشركة لما عدد الشحنات يخلّي التحديث اليدوي ياخد وقت.