تسوية مستحقات شركة الشحن: إزاي تتأكد إن فلوس الدفع عند الاستلام وصلت كاملة

في الدفع عند الاستلام، اللي بيقبض فلوسك مش إنت. المندوب بياخد الكاش من العميل، وشركة الشحن بتجمّعه، وبعد أسبوع أو اتنين بتحوّل لك دفعة فيها عشرات الطلبات مخصوم منها رسوم الشحن ورسوم التحصيل وأي غرامات. المبلغ بيدخل البنك كرقم واحد.

معظم المتاجر بتشوف الرقم ده وتقول "شركة الشحن حوّلت". السؤال الصح: حوّلت المبلغ الصح؟ والإجابة مش بتتعرف غير بالمطابقة على مستوى الطلب.

ليه المطابقة مش رفاهية

الفرق بين المتوقع والمحوّل بييجي من أسباب كتير، وكلها بتحصل:

• طلب اتسلّم من أسبوعين ومحدش حوّله لسه.
• طلب اتحوّل بمبلغ أقل، لأن المندوب قبض أقل أو فيه خصم مش مبرّر.
• رسوم شحن على وزن أعلى من الحقيقي.
• غرامة إرجاع على طلب اتسلّم فعلًا.
• طلب اتحوّل مرتين (نادر، بس بيحصل).

كل بند فيهم فلوسك إنت. مش تكلفة زيادة، فلوس حقك اتحصّلت وماوصلتش. عشان كده تجاهل الكشف هو الغلطة الوحيدة في أخطاء إدارة الطلبات اللي بتضيّع فلوس اتحصّلت فعلًا.

الأرقام التلاتة لكل طلب

المطابقة بتبدأ من إنك تعرف لكل طلب مسلّم تلات أرقام:

لو ماكنتش تعرف الرقم التاني قبل ما الكشف يوصل، مش هتعرف تحكم على التالت. عشان كده العقد مع شركة الشحن لازم يكون مترجم لقاعدة: رسوم لكل محافظة، رسوم تحصيل كنسبة أو مبلغ ثابت، وسعر الوزن الزيادة.

المطابقة خطوة بخطوة

١. كل دفعة تتسجّل كدفعة

الدفعة ليها تاريخ، ومبلغ إجمالي، وقائمة طلبات. ما تسجّلش "شركة الشحن حوّلت ٤٨٬٠٠٠"؛ سجّل الدفعة بطلباتها. الكشف اللي بيوصلك إكسيل أو PDF فيه الطلبات دي بأرقام البوالص.

٢. طابق كل طلب في الكشف على طلبك

لكل سطر في الكشف: هل ده طلب عندك؟ هل المبلغ المحوّل يساوي المتوقع؟ الفرق لو موجود يتكتب جنبه.

٣. دوّر على اللي مش في الكشف

دي الخطوة اللي معظم الناس بتنساها. مش بس تراجع اللي في الكشف، لازم تراجع الطلبات المسلّمة اللي ماظهرتش في أي كشف. اعمل قائمة بكل طلب حالته "تم التوصيل" من أكتر من ١٤ يوم ومالوش دفعة. ده رقم "فلوسي عند شركة الشحن"، ولازم يبقى قدامك كل أسبوع.

٤. صنّف الفروق

• خصم متفق عليه (شحن، تحصيل): مش فرق، ده المتوقع.
• خصم مش مفهوم: اسأل شركة الشحن بالبوليصة والمبلغ.
• طلب ناقص: افتح تذكرة.
• طلب بالسالب: طبيعي في الطلب الصغير. لو طلب بـ ٨٠ جنيه ورسومه ٩٠، إنت اللي مديون بعشرة. ما تعتبرش الرقم السالب غلطة في الحسبة.

٥. اقفل الدفعة

لما كل سطر يتطابق أو يتصنّف، الدفعة تتقفل وطلباتها تبقى "تمت التسوية". الطلب اللي وصل للحالة دي هو الطلب الوحيد اللي فلوسه فعلًا في حسابك. دي آخر مرحلة في رحلة الطلب من التأكيد للتحصيل، مش "تم التوصيل".

مثال

دفعة فيها ١٠ طلبات، إجمالي قيمتها ٦٬٥٠٠ جنيه، المتوقع بعد الخصومات المتفق عليها ٥٬٨٠٠، والمحوّل ٥٬٤٥٠.

الأول مقبول. التاني والتالت ١٥٠ جنيه في دفعة واحدة تستاهل رسالة لشركة الشحن. على أربع دفعات في الشهر ده ٦٠٠ جنيه، وعلى سنة ٧٬٢٠٠. من دفعات "اتحوّلت خلاص".

وأنت بتشتغل مع أكتر من شركة

كل شركة ليها كشف بشكل مختلف ودورة تحويل مختلفة. الحل مش إنك تحفظ الأشكال، الحل إن الطلب عندك يعرف شركة شحنه، وكل شركة ليها قاعدة رسوم، وكل دفعة بتتطابق بنفس الخطوات. ساعتها تقدر كمان تقارن: مين بتخصم أكتر، ومين بتأخّر التحويل أكتر، ومين مرتجعاتها أعلى في نفس المحافظة.

الخلاصة

• اعرف المتوقع لكل طلب من العقد قبل ما الكشف يوصل.
• سجّل كل تحويل كدفعة بطلباتها، مش كمبلغ.
• طابق اللي في الكشف، ودوّر على المسلّم اللي مش في أي كشف.
• الرقم السالب في الطلب الصغير طبيعي؛ الخصم اللي ملوش سبب مش طبيعي.
• الطلب مايتقفلش عند "تم التوصيل"، بيتقفل عند "تمت التسوية".

المطابقة دي شغل شيت لو الطلبات قليلة وشركة الشحن واحدة. لما يبقى فيه شركتين ومئات الطلبات في الشهر، بتحتاج نظام بيحسب المتوقع لكل طلب لوحده وبيطلع لك الفروق والطلبات اللي فلوسها لسه بره، وده جزء أساسي من TrustStation.