إدارة المخزون للمتجر الإلكتروني: إزاي تعرف عندك إيه وبيكلّفك كام

المخزون في متجر صغير بيبدأ بسيط: كرتونتين في الشقة وصاحب المتجر عارف فيهم إيه. بعد ست شهور فيه ٤٠ صنف بمقاسات وألوان، وطلبات بتتأكد على مقاس خلص من أسبوع، وكرتونة كاملة من لون محدش بيطلبه من شهرين. وفي الآخر، الرقم اللي بيتحسب منه الربح، تكلفة البضاعة المباعة، بيتقدّر بالتقريب.

إدارة المخزون في التجارة الإلكترونية مش عدّ. هي إنك تعرف في أي لحظة: عندك إيه، كل قطعة كلّفتك كام، وإيه اللي قرب يخلص وإيه اللي واقف.

١. المتغيّر هو الوحدة، مش المنتج

"تيشيرت أسود" مش صنف، ده منتج. الصنف هو "تيشيرت أسود مقاس L". المخزون والتكلفة والتنبيه كلهم على مستوى المتغيّر، لأن العميل بيطلب مقاس معيّن، والمقاس ده هو اللي بيخلص.

لكل متغيّر لازم يبقى فيه:

• كود (SKU) ثابت بيتكتب على البوليصة وعلى الرف.
• سعر بيع.
• تكلفة شراء، وهي الرقم اللي أغلب المتاجر بتسيبه فاضي.
• الكمية الحالية.

٢. التكلفة بتتسجّل على الطلب وقت البيع

تكلفة الصنف بتتغيّر: المورّد بيرفع السعر، أو بتشتري دفعة أرخص. لو الربح بيتحسب من "تكلفة الصنف دلوقتي"، تقارير الشهور اللي فاتت بتتغيّر كل ما تعدّل التكلفة.

القاعدة: كل سطر في الطلب بيحفظ سعر البيع وتكلفة الشراء وقت إنشاء الطلب، وبعدها ما بيتغيّروش. تعديل التكلفة في الكتالوج بيأثر على الطلبات الجاية بس. كده صافي ربح شهر مارس يفضل صافي ربح شهر مارس.

ودي نفس القاعدة اللي بتخلّي تكلفة البضاعة المباعة تتحسب على الطلبات المسلّمة بس: الطلب المرتجع بضاعته رجعت المخزون، وتكلفته ما اتباعتش. اقرأ الحسبة كاملة في إزاي تحسب صافي ربحك الحقيقي.

٣. المخزون بيتخصم وبيرجع مع حالة الطلب

الغلطة الشائعة: الكمية بتتخصم لما البضاعة تتشحن، أو ما بتتخصمش خالص وبيتعمل جرد آخر الشهر. النتيجة طلبات بتتأكد على صنف خلص.

• وقت التأكيد الكمية تتحجز، عشان الطلب اللي بعده يشوف الرقم الصح.
• وقت الإلغاء الحجز يتفك.
• وقت الرجوع المرتجع يدخل المخزون تاني بعد فحصه. البضاعة اللي رجعت تالفة تتسجّل كتالف، مش ترجع للرف.

المرتجعات نقطة حساسة: في متجر مرتجعاته ٢٠٪، خُمس البضاعة اللي خرجت بترجع. لو مابترجعش للمخزون في النظام، الجرد هيبقى دايمًا غلط بنفس النسبة.

٤. حد التنبيه لكل صنف

لكل متغيّر حد لما الكمية توصله يظهر تنبيه. الحد مش رقم ثابت لكل الأصناف، بيتحسب من:

حد التنبيه = متوسط المبيعات اليومي × عدد أيام التوريد + هامش أمان

صنف بيبيع ٥ في اليوم ومورّده بياخد ٧ أيام: الحد ٣٥ قطعة زائد هامش، مثلًا ٤٥. صنف بيبيع قطعة في الأسبوع: الحد ٣. ولو ٢٠ صنف في التنبيه في نفس الوقت، الحدود عالية زيادة أو التوريد بطيء زيادة.

٥. الباقات (البندل) بتتحسب من مكوناتها

لو بتبيع "طقم ٣ تيشيرتات" بسعر واحد، الطقم ده مش صنف ليه مخزون، ده مجموعة أصناف. مخزونه هو أقل مكوّن فيه مقسوم على الكمية المطلوبة منه، وتكلفته مجموع تكلفة مكوناته. لما الطقم يتباع، المكونات هي اللي بتتخصم.

لو الباقة اتسجّلت كصنف مستقل بمخزون مستقل، هتبيع تيشيرت مش موجود.

٦. البضاعة الواقفة رأس مال محبوس

الصنف اللي مابيتحرّكش من ٦٠ يوم بيكلّفك حاجتين: الفلوس اللي دفعتها فيه ومكانه اللي كان ممكن يشيل صنف بيبيع. مرة في الشهر:

• اطلع قائمة الأصناف اللي مبيعاتها في آخر ٣٠ يوم أقل من ١٠٪ من مخزونها.
• قرّر: عرض، أو باقة مع صنف بيبيع، أو رجّعه للمورّد لو ينفع.

ما تشتريش دفعة جديدة من صنف قبل ما تبص على معدل بيعه، مهما كان سعر المورّد مغري.

٧. الجرد: مرة في الشهر، بالاستثناءات

الجرد الكامل كل أسبوع مضيعة وقت. الأنسب:

• جرد كامل مرة في الشهر.
• جرد فوري لأي صنف ظهر عليه تنبيه أو اتلغى طلب بسببه.
• الفرق بين الجرد والنظام يتسجّل بسبب: تالف، مفقود، غلط تسجيل.

لو الفروق بتتكرر على نفس الأصناف، المشكلة في العملية مش في العدّ: غالبًا المرتجعات مابتدخلش أو الطلبات اليدوية مابتتسجّلش.

الخلاصة

• الوحدة هي المتغيّر (المقاس واللون)، ولكل واحد كود وسعر وتكلفة وكمية.
• التكلفة بتتثبّت على سطر الطلب وقت البيع، مش وقت التقرير.
• المخزون بيتحجز مع التأكيد وبيرجع مع الإلغاء والمرتجع.
• حد تنبيه لكل صنف من معدل بيعه وأيام التوريد.
• الباقة تتحسب من مكوناتها، والبضاعة الواقفة تتراجع شهريًا.

المخزون بيبقى دقيق لما يتخصم ويرجع من الطلبات نفسها بدل ما حد يحدّثه بإيده، وده اللي TrustStation بيعمله: كل متغيّر بتكلفته وحد تنبيهه، والباقات من مكوناتها، والكمية بتتحرّك مع حالة الطلب.